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eProcurement-Projekte im Bereich Weiterbildung erfolgreich meistern

Häufige Stolpersteine und worauf es ankommt

21.04.2016

Digitale Lösungen machen vieles einfacher – also Stecker in die Cloud und los geht’s, könnte man meinen. Damit im Unternehmen nun kinderleicht funktioniert, was bisher komplex geregelt war, bedarf es einer Verschlankung der bestehenden Weiterbildungsprozesse. Die Begeisterung der Projektleiter überträgt sich dabei leider nicht automatisch auf die Stakeholder. Stattdessen entwickeln sich in der Zusammenarbeit mit den Projektbeteiligten die ersten Stolpersteine, die das gesamte Projekt unerwartet ausbremsen können. 

Stillstand im Projektverlauf und versteckter Widerstand der Projektbeteiligten kann verschiedene Ursachen haben:

  • Fehlendes Verständnis für die Lösung und ihren Nutzen
  • Kein oder zu spätes Einbeziehen der Beteiligten (Betriebsrat, Datenschutzbeauftragte etc.)
  • Verlagerung von Arbeitsprozessen (erwartete Einschränkungen im Aufgaben-/Verantwortungsbereich)

Kommunikation – ein häufig unterschätzter Erfolgsfaktor für eProcurement-Projekte
Was in puncto interner Kommunikation zunächst aufwändig und ggf. unnötig erscheint, kann im Projekt frühzeitig Klarheit schaffen und Befürchtungen auflösen. Werben Sie intern für Ihr Projekt mit Argumenten, die gezielt den Nutzen für die einzelnen Beteiligten verdeutlichen. Auch wenn die Vorarbeit mühsam ist, sparen Sie den Aufwand dafür erfahrungsgemäß im weiteren Projektverlauf mehrfach wieder ein.

Die erfolgreiche Einführung von eProcurement-Projekten – Worauf es im Bereich Weiterbildung ankommt

  • Betrachten Sie die Einführung als ein Projekt: Ein Projekt mit einer Vielzahl an Stakeholdern lässt sich nicht allein und nebenbei realisieren. Gewinnen Sie einen möglichst klaren Überblick über die Warengruppe Weiterbildung im Unternehmen und Ihre Ziele.
  • Sondieren Sie die richtigen Stakeholder und Multiplikatoren für Ihr Projekt: Wer profitiert von der Einführung? Informieren Sie sich über den Bedarf ihrer Stakeholder (Was ist HR wichtig? Welche Angebote werden benötigt?)
  • Formulieren Sie eine klare Projektbeschreibung und Nutzenargumentation: Was bietet die eProcurement-Lösung, was ist das Projektziel und was ändert sich für die einzelnen Stakeholder im Unternehmen zum Positiven? Das sorgt für Klarheit und nimmt Skeptikern den Wind aus den Segeln.
  • Betreiben Sie eine pro-aktive Projekt-Kommunikation: Was niemand kennt, wird intern nicht empfohlen. Positive Mund-zu-Mund-Propaganda öffnet bereits in der Planungsphase die Türen der Stakeholder und unterstützt damit frühzeitig den erfolgreichen Projektverlauf.
  • Nutzen Sie Erfahrungen anderer eProcurement-Kunden: Sie kennen die Anforderungen ihrer internen Stakeholder am besten, haben Erfahrung im operativen Betrieb gesammelt und können wertvolle Tipps geben (den Kontakt stellt Ihnen Semigator gerne her).
  • Fördern Sie die Akzeptanz der Mitarbeiter. Beziehen Sie sie als Testgruppe ein und nutzen Sie das Feedback für Anpassungen. Dieses Stimmungsbild ist oft schon repräsentativ für den weiteren Erfolg Ihres Projektes.
  • Sorgen Sie für kontinuierliche Sichtbarkeit im Unternehmen. Dies ist aller Erfahrung nach keine einmalige Aufgabe. Mithilfe der internen Kommunikationskanäle (Intranet, Flyer in der Betriebskantine etc.) erreichen Sie das bestmögliche Ergebnis im Nutzeraufbau – ein Effekt, den keine Reminder-Mail bewirken kann.

Sie planen die Einführung von eProcurement für Weiterbildung? Semigator unterstützt Sie dabei. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.


Manja Hellmann
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