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Managed Training Services: Nutzen und Erfolgsfaktoren

11.05.2015

Der Weiterbildungsprozess bringt einen hohen operativen Aufwand mit sich, den vielfach die Personal­entwicklung stemmen muss. Bei diesem Aufwand können Managed Training Services eine vielversprechende Hilfestellung sein. Doch was verbirgt sich eigentlich hinter dem Begriff? Und welchen Nutzen bringt das Ganze?

Auf den Punkt gebracht wirken Managed Training Services, kurz MTS, unterstützend bei Personalentwicklungsmaßnahmen und helfen, Weiterbildungsprozesse und -aufgaben einzeln oder vollständig auszugliedern. Aus Unternehmenssicht funktioniert dies in erster Linie ganz klassisch wie bei anderen Outsourcing-Projekten: Per Rahmenvertrag oder schriftlicher Vereinbarung übernimmt ein externer Dienstleister die im Vorfeld definierten Prozesse.

Dazu gehören sowohl einzelne der folgenden Prozesse und Aufgaben als auch die komplette Ausgliederung von Weiterbildungsbereichen:

  • Planung und Konzeption interner Weiterbildungsprogramme
  • Angebotsberatung hinsichtlich Top-Angeboten (Inhouse-Angebote oder externe Fachveranstaltungen)
  • Bereitstellung von Weiterbildungsangeboten (externe Angebote)
  • Buchungsabwicklung/Schulungsadministration (Teilnehmerkoordination und Kommunikation)
  • Steuerung der Buchung sowie Durchführen des Buchungscontrollings inklusive Analyse von beidem
  • Übernahme der Dokumentation und Abrechnung für alle Maßnahmen

Kontrollverlust oder Know-how-Gewinn?

„Der Outsourcing-Gedanke im Personalmanagement geht mittlerweile weiter als noch vor einigen Jahren. Dass die Prozesse der Personalentwicklung nach draußen an externe Dienstleister gehen, ist keine überraschende, sondern eine logische Entwicklung“, sagt Dr. Thomas Bartscher, Professor an der Hochschule Deggendorf und Experte für Personal- und Organisationsentwicklung. Der Grund dafür: In anderen HR-Bereichen wie der Personalverwaltung ist Outsourcing seit Jahren üblich. Der Wunsch nach Effizienzsteigerung kommt daher auch in der Personalentwicklung an.

Auch wenn sich bereits ein Trend zu MTS abzeichnet, befürchten viele Personaler, dass sie beim Auslagern von Weiterbildungsprozessen gleichzeitig ihre Kontrolle abgeben und Einfluss verlieren.
Eine Befürchtung, die – wenn MTS richtig eingesetzt werden (siehe Erfolgsfaktoren) – oft unbegründet ist. In der Regel profitiert die Personalabteilung von dem Zugewinn an Zeit, Raum und Know-how. Diesen kann sie für strategische Aufgaben nutzen, um Budgets zukünftig optimal einzusetzen.

Welche Vorteile bringen Managed Training Services?

Bartscher sieht bei MTS einige Vorteile für Unternehmen: „Der Personalentwicklungsabteilung bringen MTS Flexibilität, insbesondere im Hinblick auf Administration und Logistik der verschiedenen Maßnahmen. Vieles wird vereinfacht. Der Fokus rückt auf die Kernarbeit – die Mitarbeiter und deren Lernerfolg. Für Großunternehmen und immer dort, wo Organisationen große Seminarreihen veranstalten oder eine Vielzahl fachspezifischer Trainings und Maßnahmen benötigen, bieten sich MTS an, um Prozesse zu bewerkstelligen und deren Standard zu gewährleisten.“

MTS-Erfolgsfaktoren für die Personalentwicklung

  • Kernkompetenz des Partners liegt in den auszugliedernden Aufgabenbereichen
  • Transparenz über die Aufgaben, Prozesse und den Erfolg (aussagekräftige Reportings)
  • Technologien, die eine effiziente Zusammenarbeit ermöglichen (insbesondere bei Buchung/Teilnehmerkoordination)
  • Projektmanagement, das zielorientiert mit dem Unternehmen zusammenarbeitet
  • Standards, die den Unternehmensrichtlinien entsprechen (Freigabeprozesse, Datenschutz- und Servicestandards etc.)

Sollte Ihr Unternehmen Managed Training Services nutzen?

Ab wie vielen Maßnahmen pro Jahr oder ab welcher Unternehmensgröße sich MTS eignen, ist pauschal nicht zu sagen, findet Wissenschaftler und Praktiker Bartscher. Jedes Unternehmen sollte dafür eine individuelle Kosten-Nutzen-Rechnung erstellen und anhand dieser eine Entscheidung fällen.

Mindestens genauso wichtig wie die Wirtschaftlichkeit ist im Vorfeld die Auseinandersetzung mit den folgenden Punkten:

    • Bedarfsanalyse: Welche Aufgabenbereiche lassen sich am besten durch externe Kernkompetenzen unterstützen (interne/externe Weiterbildung)?
    • Welche Zielstellung verfolgen Sie und kann der Partner diese leisten (Qualitätssteigerung, breite Angebotsabdeckung)?
    • Kurzfristiger Effekt vs. strategischer Vorteil: Prüfen Sie, welches Know-how oder welche Technologien Ihnen nicht nur kurzfristig helfen, sondern auch strategisch einen Vorteil verschaffen (z. B. Steuerungsmechanismen, die Ihre Funktion im Unternehmen stärken).

Sven Lechtleitner

Über den Autor:

Dozent für Personalmanagement an der Europäischen Medien- und Business-Akademie (EMBA)
Mitautor des Lehrbuchs "geprüfte Personalfachkaufleute"
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