Corporate Learning Blog: Vorteile der E-Rechnung in der Weiterbildungsbeschaffung

Smarte Weiterbildungsbeschaffung: Vorteile der E-Rechnung

23.02.2016

Wer für tausende Mitarbeiter Seminare, Kongresse und andere Veranstaltungen bei ebenso vielen Lieferanten bucht, weiß wie viele Rechnungen am Ende des Jahres auf den Tischen der Mitarbeiter und schließlich des Einkäufers landen. Das Sortieren, Verteilen und nachträgliche Digitalisieren fürs Einkaufsystem verursacht Aufwand, der sich dank der elektronischen Rechnungsstellung ab sofort auch für Semigator-Kunden sparen lässt. Wir haben bei unserem Kunden, der Brose Fahrzeugteile GmbH & Co. KG, nachgefragt:

Lohnt sich die Einführung der E-Rechnung?

Andreas Stapelmann, Leiter für den Einkauf von Dienstleistungen der Brose Fahrzeugteile GmbH & Co. KG bringt die Vorteile der E-Rechnung kurz und knapp auf den Punkt: „Die digitale Rechnungsstellung durch Semigator ist für uns ein wesentlicher Erfolgsfaktor, um die Einsparpotenziale auch in der Weiterbildungsbeschaffung optimal auszuschöpfen. Die unkomplizierte Abwicklung spart unseren Mitarbeitern täglich wertvolle Zeit, die nun den Kernaufgaben zugutekommt.“

Dabei sind es nicht nur die deutlichen Kostersparnisse, die die E-Rechnung für Unternehmen interessant macht. Jeder einzelne Mitarbeiter profitiert davon, bei der Abrechnung seiner Weiterbildung in puncto Compliance auf der sicheren Seite zu sein.

Die Vorteile der E-Rechnung im Überblick

  • digitalisierter Beschaffungsprozess transparent und Compliance konform bis zur internen Rechnungsbearbeitung
  • Erhalt „echter“ elektronischer Rechnungen statt unsicherer E-Mails mit PDF-Anhängen
  • höchster Sicherheitsstandard durch die Signatur eines zertifizierten Dienstleisters wie der Bundesdruckerei
  • Flexibilität bei der effizienten Weiterverarbeitbarkeit der Rechnungsdaten durch unterschiedliche Zustellarten und Dateiformate (ohne Abstimmung mit Semigator)
  • Kostenersparnis von bis zu 70% bei Porto- und Druckkosten

Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung?

Zusammen mit unserem Partner Complavis, dem bundesweiten und internationalen Integrationspartner der Bundesdruckerei Berlin, unterstützen wir Semigator-Kunden bei der Einrichtung des E-Rechnungs-Prozesses.

Dazu gehört:

  • Einmalige Registrierung auf dem Bundesdruckerei-Business-Portal
  • Bereitstellen der Rechnungen inkl. Signatur der Bundesdruckerei und dem elektronischen Datensatz fürs Einkaufssystem
  • Versand der Rechnung in allen gewünschten Datenformaten mit dem Prüfprotokoll
  • Freie Wahl der Zustellung – per Download über eine verschlüsselte Verbindung oder lieber per E-Mail

Unser Partner Complavis

COMPLAVIS ist ein Technologieunternehmen spezialisiert auf elektronischen Datenaustausch und EDI. Als Integrationspartner der Bundesdruckerei stellt COMPLAVIS das größte E-Rechnungs-Netzwerk in Deutschland und setzt dabei auf EDI. Weitere Informationen finden Sie hier

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